🔷 En este artículo se explica cómo conectar Typeform, Zapier y Whaticket para automatizar el envío de mensajes de WhatsApp cuando una persona completa un formulario.

🟢 ¿Qué permite esta integración?

Esta integración permite conectar formularios online con WhatsApp, automatizando el primer contacto con cada persona que completa un formulario.

Cuando un usuario envía un formulario en Typeform, Zapier envía la información a Whaticket, que utiliza la API Send para enviar un mensaje de WhatsApp y crear un ticket automáticamente.

▪️ Enviar mensajes automáticos de WhatsApp a nuevos contactos.
▪️ Registrar automáticamente los datos del formulario como un ticket.
▪️ Asignar el ticket a un usuario o departamento.
▪️ Automatizar el seguimiento de leads o solicitudes.

🟢 Herramientas utilizadas en esta integración

⚙️ Typeform

Typeform es una plataforma para crear formularios online interactivos. Permite recopilar información como nombre, número de teléfono y otros datos relevantes de los contactos.

Ofrece un plan gratuito y planes de pago con funciones avanzadas como lógica condicional, personalización visual e integraciones.

⚙️ Zapier

Zapier es una plataforma de automatización que conecta diferentes aplicaciones y permite crear flujos de trabajo llamados Zaps.

Cuenta con un período de prueba gratuito y planes de pago que permiten ejecutar más automatizaciones.

⚙️ API Send de Whaticket

La API Send permite enviar mensajes de WhatsApp desde integraciones externas.

▪️ Cada mensaje enviado consume créditos.
▪️ Los créditos se adquieren dentro de los planes disponibles.
▪️ Los créditos no tienen fecha de vencimiento.

🟢 Requisitos antes de comenzar

Antes de iniciar la integración se necesita:

▪️ Una cuenta en Typeform con al menos un formulario publicado.

▪️ Al menos una respuesta de prueba en el formulario.

▪️ Una cuenta en Zapier.

▪️ Acceso a Whaticket con API Send habilitada.

▪️ Un Token de API generado en Whaticket.

▪️ El ID de conexión de WhatsApp disponible en
Whaticket → Conexiones → Editar → ícono de carpeta.

🟢 Paso a paso para configurar la integración

🔵 Crear el formulario en Typeform

1. Acceder a Typeform e iniciar sesión.
2. Crear un nuevo formulario o utilizar una plantilla.
3. Agregar los campos que se desean recopilar, por ejemplo:
   

▪️ Nombre
▪️ Número de WhatsApp
▪️ Información adicional del contacto

1. Publicar el formulario y copiar el enlace público.
2. Realizar un envío de prueba para generar datos que Zapier pueda detectar.
   

💡 Importante: tener al menos una respuesta registrada ayuda a Zapier a identificar correctamente los campos del formulario.

🟢 Configurar la automatización en Zapier

🔵 Crear el Zap

Acceder a Zapier.

Ir a la sección Zaps y hacer clic en Create para crear una nueva automatización.

🔵 Configurar el evento disparador

1️⃣ Seleccionar la aplicación Typeform.

Trigger Event → New Entry.

Conectar la cuenta de Typeform utilizando las credenciales correspondientes.

🔵 Seleccionar el formulario

Elegir el formulario creado anteriormente.

Luego hacer clic en Continue.

🔵 Probar el disparador

Si existe una respuesta de prueba, Zapier mostrará los datos capturados.

Verificar que los campos como nombre y teléfono aparezcan correctamente.

🟢 Formatear el número de teléfono

🔵 Añadir un paso de formateo

Agregar un nuevo paso utilizando:

App → Formatter by Zapier

Action Event → Text

Esta etapa se utiliza para eliminar el símbolo “+” del número de teléfono antes de enviarlo a Whaticket.

🔵 Configurar el formateo

Transform → Replace

Value → seleccionar el número de teléfono del formulario.

Find → escribir +

Replace → dejar el campo vacío.

🔵 Probar el formateo

En el campo Data Out, verificar que el número aparezca sin el símbolo +.

🟢 Implementación de Whaticket

🔵 Añadir el paso de acción

Agregar un nuevo paso utilizando:

App → Webhooks by Zapier

Event → Custom Request.

Selección de Webhooks by Zapier dentro del flujo.

🔵 Configuración principal

Configurar los siguientes campos:

Method
POST

URL
https://api.whaticket.com/api/v1/messages

Data Pass-Through
false

🔵 Cuerpo de la solicitud (JSON)

En el campo Body insertar el siguiente JSON.

Los valores provenientes del formulario deben mapearse utilizando el botón + de Zapier.

{
  "whatsappId": "AQUI_VA_EL_ID_DE_TU_WHATSAPP",
  "messages": [
    {
      "number": "telefono_limpio",
      "name": "Nombre",
      "body": "Mensaje de prueba a enviar por contacto",
      "ticketData": {
        "userId": "ID_DEL_USUARIO_ASIGNADO",
        "queueId": "ID_DEL_DEPARTAMENTO",
        "status": "open",
        "keepAssigned": true,
        "keepAssignedUntil": "2025-09-30",
        "force": true
      }
    }
  ]
}

🟢 Explicación de campos importantes

▪️ whatsappId
ID de la conexión de WhatsApp en Whaticket.

▪️ number
Número de teléfono obtenido del formulario.

▪️ name
Nombre del contacto.

▪️ body
Mensaje que se enviará automáticamente.

▪️ ticketData
Bloque opcional para asignar el ticket a un usuario o departamento.

🟢 Configuración adicional

Dentro de la acción de Zapier configurar también:

Unflatten → Yes

Headers

Content-Type: application/json

Authorization

Bearer TU_TOKEN_DE_API_DE_WHATICKET

🟢 Probar la automatización

Después de completar la configuración:

1. Hacer clic en Test.
2. Si todo funciona correctamente, aparecerá una respuesta similar a:

Message messages scheduled.

1. Si aparece un error, Zapier mostrará el motivo para corregirlo.

🟢 Publicar la automatización

Si las pruebas funcionan correctamente, activar el Zap haciendo clic en Turn on.

A partir de ese momento:

Cada vez que alguien complete el formulario de Typeform, Zapier enviará automáticamente un mensaje a través de Whaticket.

🟢 ¿Dónde aparece el envío en Whaticket?

El contacto aparecerá como un ticket dentro de Whaticket.

▪️ Si se utiliza ticketData, el ticket se asignará al usuario o departamento configurado.

▪️ Si no se utiliza ticketData, el ticket se registrará inicialmente en la sección de resueltos.

También es posible revisar el historial de ejecución en Zapier para analizar cada automatización.

🟢 Recomendaciones importantes

▪️ Verificar que existan créditos disponibles en la API Send.

▪️ Confirmar que el JSON esté correctamente estructurado.

▪️ Revisar que los campos del formulario estén correctamente mapeados.

▪️ Evitar saltos de línea dentro del JSON.

💡 Recomendación

Si es posible, se recomienda contar con apoyo de un desarrollador para validar el mapeo de campos y la estructura del JSON durante la integración.

🟢 Resumen

▪️ Objetivo: enviar un mensaje automático de WhatsApp cuando alguien complete un formulario.

▪️ Herramientas utilizadas:
Typeform → Zapier → Whaticket API Send.

▪️ Proceso:
Crear formulario → configurar Zap → formatear número → enviar mensaje automáticamente.

Importante: Whaticket no se responsabiliza por errores de configuración, créditos insuficientes o costos asociados a plataformas externas utilizadas en la integración.

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